Huolellisesti laadittu tarjouspyyntö on avain onnistuneeseen suunnitelmaan. Messuilla pääosassa ei ole messuosaston raamit, vaan se mitä osastolla viestitään ja esitellään, ja miten osastolla toimitaan. Kerro siis meille ainakin nämä:
Missä olette mukana – tapahtumaa koskevat tiedot
Suunnittelu ja tarjouslaskenta perustuvat aina siihen, että tapahtumasta tiedetään mahdollisimman paljon ja mahdollisimman tarkasti. Järjestävältä tapahtumaorganisaatiolta ja heidän verkkosivuiltaan saat tarjoukseesi seuraavat tiedot:
- Tapahtuma, sen paikka ja tarkka ajankohta
- Tonttinne eli osastollenne varattu paikka; hallipohja, josta käy ilmi tontin koko, muoto, sijainti, kulkuväylät, pääkäytävät, sisäänkäynnit, tekniikkakaivot, pilarit
- Rakennus- ja purkuaikataulut
- Tapahtuman luonne, kilpailijat ja heidän sijaintinsa
Miksi olette mukana – yritystänne koskevat tiedot
Parhaan suunnitelman ja hyvän tarjouksen ydin on tietää teistä mahdollisimman paljon eli miksi olette osallistumassa tapahtumaan ja mitä osallistumiselta odotatte.
- Yritystietoa: toimiala, tuotteet / palvelut, kilpailukenttä
- Osallistumiselle asetetut tavoitteet
- Kohderyhmä
- Mitä osastolla halutaan viestiä
- bränditietoisuuden kasvattaminen
- tuotelanseeraus
- teema
Lisäksi tarvitsemme yrityksenne ohjeistukset. Lähetä tarjouspyynnön mukana kaikki alla olevat niiltä osin kuin ne yrityksestänne löytyvät.
- Brändiohjeistus tai graafinen ohjeistus sekä mahdollinen tapahtumaohjeistus
- Logot
- Osaston kuvamaailma
Tarpeenne – osastoa ja sen toimintoja koskevat tiedot
Osaston ja käytössä olevan tilan kalustus ja varustus määräytyvät sen mukaan, millaisia toimintoja tarvitaan eli mitä tehdään ja esitellään.
- Esittelettekö palveluita tai jotain hanketta tai rakennatteko yrityksenne mielikuvaa?
- Esittelettekö tuotteita? Miten niitä on tarkoitus esitellä; määrä, mitat, sähköntarve, sijoittelu?
- Miten asiakkaat on tarkoitus kohdata?
- Avoimesti osastolla tuotteita/palveluita esitellen (seisten)
- Kuten yllä, mutta mahdollisuus myös istua alas keskustelemaan
- Neuvotteluhuoneessa suljettujen ovien takana
- Osastolla infopiste, josta kuka tahansa voi tulla kyselemään tietoa
- Onko tarvetta keittiö- ja varastotilalle? Tarvitaanko vesipistettä?
- Jaetaanko asiakkaille esitteitä, tuotenäytteitä?
- Esitelläänkö asiakkaille tuotteita ja/tai palveluita av-laitteiden avulla?
- Led screenit, näytöt, läppärit, tabletit jne. Omat vai vuokrattavat laitteet?
- Tarvitaanko nettiyhteyttä?
- Järjestetäänkö osastolla jotain ohjelmaa, tarjoilua, pidetäänkö esityksiä tai tietoiskuja?
Resurssit – budjetti ja aikataulu
Ole avoin budjettisi suhteen. Näin voimme ehdottaa ratkaisuja, jotka ovat taloudellisesti toteutettavissa ja annetun budjettiraamin sisällä.
Ilmoita selkeästi, mihin mennessä tarvitset valmiin suunnitelman ja tarjouksen. Älä aseta liian tiukkaa aikataulua. Aikaa suunnitelman ja tarjouksen tekoon tarvitsemme minimissään 2 viikkoa.