Kilpailutus, jonka hävisimme ja josta jäi silti hyvä mieli

Saimme jokin aika sitten osallistua melko suureen kilpailutukseen. Teimme sen eteen paljon töitä, mutta tällä kertaa valinta ei kohdistunut meihin.

Asiakas toimi kuitenkin tavalla, joka jäi meille erityisen positiivisesti mieleen. Hän ei vain ilmoittanut valinnasta, vaan kertoi samalla perusteita päätökselleen. Hän avasi, millaisia asioita valitussa konseptissa oli pidetty vahvoina ja mitkä tekijät olivat lopulta vaikuttaneet kokonaisarvioon.

Viestinsä lopuksi hän kirjoitti kokevansa velvollisuudekseen antaa tekemämme työn vastineeksi mahdollisimman laadukasta palautetta ja tarjoutui vielä käymään palautteen kanssamme läpi lyhyessä Teams-palaverissa. Tartuimme tietenkin tarjoukseen.

Vartin keskustelusta tuli yksi hyödyllisimmistä palautekeskusteluista, joita olemme kilpailutuksien jälkeen käyneet.

Asiakas totesi keskustelussa jotakin olennaista: hänen mielestään tällaisen palautteen antaminen on isommassa kilpailutuksessa vähintä, mitä voidaan tehdä. Kilpailutukseen osallistuneen yrityksen pitäisi saada käyttämästään ajasta muutakin arvoa kuin pelkkä mahdollisuus tulla valituksi.

Ajatus jäi mieleen. Etenkin kun olimme käyttäneet kyseiseen tarjousprosessiin yhteensä 112 työtuntia.

Kyseessä oli suuri projekti ja perusteellinen kilpailutus, joten luku ei tietenkään kuvaa tavallisen messuosastotarjouksen työmäärää. Se konkretisoi kuitenkin hyvin, kuinka paljon työtä yhden asiakkaalle näkyvän suunnitelman ja tarjousnumeron taakse voi joskus kätkeytyä ja kuinka arvokasta laadukas palaute tehdystä työstä voi olla.

Keskustelussa saimme konkreettista palautetta siitä, mitkä asiat ehdotuksessamme olivat onnistuneet ja missä toinen ehdotus oli vastannut asiakkaan tarpeisiin paremmin. Päätös ei tietenkään palautteesta muuttunut eikä se ollut tarkoituskaan. Sen sijaan ymmärsimme paremmin, mitä voimme tehdä seuraavalla kerralla toisin.

Hyvä palaute kertoo enemmän kuin valintapäätös

Kaikista kilpailutuksista tällaista palautetta ei tietenkään saada. Joskus valinnasta tulee vain lyhyt ilmoitus, joskus perusteluksi kerrotaan toisen suunnitelman olleen parempi tai hinnan edullisempi. Toisinaan päätöstä joutuu itse tiedustelemaan, ja joskus vastausta ei saada lainkaan.

Kilpailutukseen osallistuva yritys tietää jo mukaan lähtiessään, ettei kaikkia kilpailutuksia voi voittaa. Valitsematta jääminen kuuluu kilpailutuksiin eikä palautteen ole tarkoitus kyseenalaistaa tehtyä päätöstä. Meille arvokkainta on ymmärtää, mitkä asiat lopulta ratkaisivat valinnan ja missä toinen ehdotus onnistui paremmin.

Mikä toisessa suunnitelmassa vastasi paremmin asiakkaan tavoitteisiin? Oliko ratkaisu visuaalisesti onnistuneempi, toiminnallisempi tai paremmin brändiin sopiva? Ymmärsikö toinen tarjoaja tavoitteet paremmin? Oliko esitystapa vakuuttavampi, kustannusrakenne toimivampi tai yhteistyömallissa jotakin, mikä ratkaisi valinnan?

Emme kysy palautetta kyseenalaistaaksemme asiakkaan päätöstä. Kysymme, koska haluamme oppia.

Jos tiedämme, missä toinen onnistui meitä paremmin, voimme kehittää suunnitteluamme, tarjouksiamme ja tapaamme tulkita asiakkaan tarpeita. Jos emme tiedä, menemme seuraavaan kilpailutukseen pitkälti samoilla eväillä.

”Toisen suunnitelma oli parempi” kertoo lopputuloksen. Hyvä palaute auttaa ymmärtämään, miksi se oli parempi.

Laadukkaan palautteen ei silti tarvitse tarkoittaa pitkää kirjallista analyysia tai erillistä palaveria jokaisen kilpailutuksen jälkeen. Jo muutama konkreettinen huomio siitä, mitkä asiat vaikuttivat valintaan ja missä ehdotus olisi voinut vastata tarpeisiin paremmin, voi olla tarjoajalle erittäin hyödyllinen.

Palautteesta hyötyy myös kilpailuttaja

Palautteen arvo ei kuitenkaan jää vain sitä saaneelle tarjoajalle.

Kun kilpailuttaja kertoo, mikä ehdotuksessa vastasi tarpeisiin ja mikä jäi puuttumaan, hän auttaa tarjoajia ymmärtämään asiakkaan yritystä ja tavoitteita paremmin. Jos samat tarjoajat ovat mukana seuraavassa kilpailutuksessa, he eivät enää lähde liikkeelle aivan samasta lähtöpisteestä. He tuntevat paremmin asiakkaan odotuksia ja osaavat kiinnittää ehdotuksissaan huomiota oikeisiin asioihin.

Myös kilpailuttaja on seuraavalla kerralla kokemusta rikkaampi. Hän tietää, mikä valitussa konseptissa ja toteutuksessa lopulta toimi ja mikä ehkä ei. Kun nämä kokemukset yhdistyvät edellisessä kilpailutuksessa opittuun, myös seuraavan tarjouspyynnön lähtökohdat voivat olla paremmat.

Parhaimmillaan syntyy positiivinen kierre: tarjoajat oppivat tekemään osuvampia ehdotuksia, kilpailuttaja osaa määritellä tarpeitaan entistä paremmin ja saa seuraavalla kerralla vielä parempia vaihtoehtoja arvioitavakseen.

Siksi palautteen antamiseen käytetty aika ei ole vain aikaa, joka annetaan tällä kertaa valitsematta jääneille yrityksille. Se voi olla pieni investointi myös seuraavaan kilpailutukseen.

Kilpailutuksessa voi olla vain yksi voittaja. Hyvin hoidetusta kilpailutuksesta voi silti jäädä jotakin arvokasta kaikille osapuolille.