Tiedätkö, mitä projektipäällikkömme tekee?

Meillä Messualla asiakasta on aina palvelemassa kokonainen tiimi, jonka jokaisella jäsenellä on tärkeä roolinsa parhaan palvelun takaamiseksi. Myyjä on ensimmäisenä asiakasta kohtaamassa ja suunnittelija loihtii toiveita vastaavan (tai parantavan) osastosuunnitelman. Kun langat siirtyvät projektipäällikön käsiin, alkaa onnistunut lopputuotos todella konkretisoitumaan. Projektipäällikkö ohjailee prosessia suunnitelmasta luovutusvalmiiseen osastoon. Vaiheet ovat moninaisia eikä läheskään kaikki näy ulospäin. Mitä kaikkea siis projektinhoidossa tapahtuu?

Jokainen messuprojekti on omanlaisensa; vaihtuu yritys, toimiala, tuotteet, osasto, messuhalli ja välillä myös maa. Projektipäälliköllä onkin oma pitkä check-listansa, jotta eroavaisuuksista huolimatta jokainen projekti tulee kaikilta osin laadukkaasti hoidettua. ”Koska kaikki projektit toteutetaan avaimet käteen -palveluna, ovat luonnollisesti kaikki messuosaston toteutukseen liittyvät asiat, aikataulutus ja toteutus täysin meidän vastuullamme”, toteaa projektipäällikkömme Jonna Simola.

Jonna kertoo, että monesti projektipäällikkö on mukana jo asiakkaan briiffauspalaverissa. Eli siinä palaverissa, jossa saamme kuulla asiakkaan toiveet ja tarpeet sekä taustatiedot. Briiffauksen merkityksestä onnistuneen osastosuunnitelman ja tarjouksen tekemiseen voit lukea lisää blogitekstistämme: Onnistu tapahtumassa – tee hyvä tarjouspyyntö. Projektipäällikön näkökulmasta briiffipalaverissa saa jo monesti arvokasta tietoa niin tarjouksen laskentaa kuin mahdollista projektin toteutusta silmällä pitäen.

”Kun ihanat, luovat suunnittelijamme ovat tehneet taikojaan, otan suunnitelman laskentaan. Osasto hajotetaan osiin, laskin on kovassa käytössä ja tarjouspyyntöjä lähetetään. Riippuen osaston koosta, tapahtuman sijainnista ja erilaisista suunnitelman yksityiskohdista menee tarjouslaskelman tekemiseen muutamasta tunnista yli viikkoon. Jo tässä vaiheessa teen myös alustavan projektiaikataulun. Se vaikuttaa myös tarjouksen voimassaoloon”, Jonna kertoo.

Kun projektista sitten tulee tilaus, alkaa projektipäällikön suurin työurakka.

Ensin käydään asiakkaan kanssa aikataulu ja mahdolliset muutostoiveet läpi. Aikataulussa on välietapit erilaisille työstettäville aineistoille, tekniikan tilauksille, esivalmistelulle sekä osaston rakentamiselle. Aikataululla halutaan helpottaa asiakkaan omaa valmistautumista, ja usein meiltä pyydetään myös muistutuksia matkan varrella.

Muutostoiveita voi nousta esille projektin eri vaiheissa. ”Muutokset pitää saada läpi koko ketjun ja dokumentoitua jokaiseen asiakirjaan ja ohjeistukseen, mihin muutos voi vaikuttaa. Tämän vuoksi annamme myös muutosten tekemiselle takarajan. Mitä myöhemmin muutoksia tehdään, sitä suurempi on riski, etteivät ne enää mene maaliin asti”, Jonna toteaa.

Projektipäällikkö kokoaa toteutukseen tarvittavat logoaineistot ja värikoodit sekä graafiset materiaalit. Jos asiakas toivoo, että teemme myös lopulliset tulosteaineistot, koordinoidaan aineistot ja ohjeet graafisen suunnittelijan kanssa. Samoin huolehditaan mahdollisista videoaineistoista.

Asentajan kanssa käydään projektia myös useampaan otteeseen läpi. Tilausvaiheessa alustavasti ja kun kaikki tieto ja materiaalit alkavat olla koossa, käydään kokonaisuus läpi yksityiskohtaisemmin.

Huolehdimme myös yhteydenpidosta tapahtumaorganisaatioon osastototeutukseen liittyen. Tapahtumajärjestäjälle lähetetään osastosuunnitelmat hyväksyttäväksi tarpeellisine lisätietoineen. Tonttinaapureilta kysytään luvat, jos tapahtuman säännöt niin edellyttävät. Seuraavaksi onkin teknisten tilausten aika. ”Teemme asiakkaan puolesta kaikki tekniset tilaukset, kuten sähkö-, lvi- ja ripustustilaukset ja toimitamme sijoituskuvat ja muut tarvittavat tiedot”, Jonna luettelee. Hoidamme tarvittaessa myös siivous-, netti- ja muut asiakkaan kanssa erikseen sovitut tilaukset.

Kaikkiin yllä oleviin vaiheisiin tulee tietenkin säätöä pitkin matkaa niin asiakkaalta kuin ulkopuoleltakin. Ja lopulta on aika tehdä projektista konkretiaa ja lähteä matkaan; asentajalla osastomateriaalit paketissa ja projektipäälliköllä dokumentaatiot kainalossa.

Suurimmassa osassa toteutuksiamme projektipäällikkö on mukana rakennusaikana ja tarvittaessa myös avajaispäivän aamuna. ”Alan luonteeseen kuuluvat joskus yllätykset”, Jonna pohtii. ”Niitä tulee milloin mihinkin liittyen ja niitä ratkotaan sujuvasti sitä mukaa. Jos aamulla osaston matolla näkyy renkaanjäljet tai infotiskin ääressä yövahti on syönyt eväänsä, tartutaan heti toimeen. Joskus ongelmanratkaisu onnistuu puhelimitse, joskus tulee lähteä pikimmiten paikanpäälle.”

Projektipäällikkö luovuttaa osaston asiakkaalle ja yhdessä käydään läpi, että kaikki on sovitun mukaista. Muutoksia toteutetaan joskus vielä tässäkin vaiheessa mahdollisuuksien mukaan.

Kun osasto on onnistuneesti luovutettu asiakkaalle ja on heidän vuoronsa astua puikkoihin, seuraava projekti odottaakin jo PP:n käsittelyä…

Jonna Simola on toiminut Messualla somistamopäällikkönä, osastosuunnittelijana, graafisena suunnittelijana sekä projektipäällikkönä. Messualla Jonna on aloittanut jo yli 25 vuotta sitten.