Osallistuminen ulkona järjestettäviin messutapahtumiin tarjoaa useita mahdollisuuksia brändin näkyvyydelle ja asiakaskohtaamisille, mutta se vaatii myös huolellista suunnittelua ja aikaa. Kokemuksemme perusteella tässä on muutamia näkökohtia pohdittavaksi, kun suunnittelette ulkotapahtumaan osallistumista.
Olemme Messualla toteuttaneet niin teltta-, kontti- kuin ihan rakennettuja ulko-osastoja Asuntomessuille, Maxpo-näyttelyyn Hyvinkään lentokentälle ja raskaskoneiden FinnMetko-tapahtumaan Jämsässä. Suomi Areena Porissa on myös tuttu tapahtuma. Kansainväliset isot teollisuuden ja rakentamisen messut sisältävät lähes poikkeuksetta ulkonäyttelyalueen, ja olemmekin toteuttaneet erilaisia ulko-osastoja myös esim. Baumassa Münchenissä. Tässä keskitymme kuitenkin kotimaan kesätapahtumiin.
Toimi ajoissa
Suunnittelu kannattaa aloittaa hyvissä ajoin. Erityisesti kesäkaudella tapahtumakalenterit täyttyvät nopeasti, ja suosittujen ratkaisujen, kuten vuokrakonttien tai -telttojen saatavuus saattaa vaikeutua. Varaamalla vuokrateltan tai -kontin ajoissa, varmistat, että saat juuri tarpeisiisi sopivan ratkaisun. Hyväksi havaitut toteutusratkaisut varataankin seuraavaan tapahtumaan usein jo heti edellisen tapahtuman jälkeen.
Valitse sopiva ratkaisu – teltta vai kontti vai kenties yksilöllinen osasto?
Sopivan ratkaisun valinta riippuu niin ajankohdasta, tapahtuman luonteesta kuin tarvittavasta tilastakin.
Kontit
Vuokrakontit ovat helppoja, jos tarvitset vakaampaa rakennetta, joka suojaa sääolosuhteilta ja mahdollistaa paremmat sisäesittelytilat pienempään tarpeeseen. Etenkin pidempiaikaiseen tapahtumaan kontti on aina varmempi valinta.
Teltat
Telttaratkaisut tarjoavat joustavuutta, mikä sopii erinomaisesti erilaisille näyttelyille ja aktiiviselle asiakasvuorovaikutukselle. Ne ovat ihanteellisia lyhytkestoisiin tapahtumiin tai tilaisuuksiin, joissa odotetaan suurta kävijämäärää.
Yksilöllinen osasto
Yksilöllisin valinta on räätälintyönä suunniteltu ulko-osasto, mikä toteutetaan täysin asiakkaan brändi, tarpeet ja tavoitteet huomioiden. Oma ulko-osasto on visuaalisesti vaikuttavin, ja vaatii myös eniten resursseja ja suunnitteluaikaa.
Sää tulee aina huomioida
Suomen oikuttelevissa sääolosuhteissa sää tulee aina ottaa huomioon ulkotapahtuman toteutusta suunnitellessa. Kaikenlaista voi tapahtua. Joskus on nähty pienten markkinatelttojen karkailua voimakkaan tuulen vaikutuksesta. Kovan sateen aiheuttamat vesimassat voivat jäädä juuri sinun tonttisi kohdalle. Sää tulee huomioida myös esittelytavaroissa, jotka pidetään teltan tai kontin ulkopuolella, etteivät ne löydy myöhemmin naapurin tontilta…
Hyvällä kelillä voidaan olla ulkona, huonolla säällä sisätilat voittavat. Siksi oleellista on tietää, mitä pitää mahtua sisätiloihin huonon sään osuessa kohdalle.
Monista konteista löytyy varusteena ilmalämpöpumppu, joka lämmittää kylmällä ja viilentää helteillä. Telttaosasto ja yksilöllisetkin osastot saadaan toki viileiksi tai lämpimiksi.
Brändääminen
Ilmeen luominen ulkotapahtumissa eroaa sisätapahtumista. Ulkotilaa voidaan hyödyntää käyttämällä beach flag-lippuja ja A-telineitä tai korkeita lipputankoja omin salkolipuin.
Vuokrakontin seiniä ja ikkunoita voidaan brändätä helposti teipaten ja kevyillä tulosteilla käytön jälkiä kuitenkaan jättämättä. Telttaratkaisuissa taas voidaan hyödyntää rakenteisiin ripustettavia kankaita tai mainoslippuja.
Yksilöllinen osasto mietitään alusta alkaen yrityksen brändin ja visuaalisuuden mukaisesti. Kaikissa tapauksisa omiin tuotteisiin kannattaa teipata lisämainoksia tai -logoja mahdollisuuksien mukaan.
Turvallisuus ennen kaikkea
Telttatoteutuksessa maaperällä on suurempi merkitys ja kiinnityksessä pitää aina varmistaa teltan kunnollinen ankkurointi. Vaikeassa ympäristössä telttaan voidaan toteuttaa lattiarakenne joko sateisen sään tai epätasaisen alustan vuoksi. Lattian kanssa telttaankin saadaan monipuolisempaa sisältöä, kun kalusteita ei tarvitse valita vain maaperän tai tulvaveden mukaan.
Ulkototeutuksissa varmistamme, että rakenteet ja tarvikkeet ovat turvallisia ja sopivat ulkokäyttöön. Esimerkiksi riittävän painavat kalusteet tai pienempien tavaroiden mahdollinen ankkurointi säästävät ikäviltä yllätyksiltä.
Oikean ratkaisun valitseminen ja huolellinen suunnittelu ovat avainasemassa onnistuneessa messuosallistumisessa. Autamme mielellämme kaikissa messuprojektin vaiheissa, varmistamme, että messuosastosi erottuu edukseen ja vastaa kaikkiin tarpeisiisi – oli sää mikä tahansa.
Teksti: Jonna Simola
Kuvat: Messua Oy