Messua Header logo

Aikataulu – Onnistuneen projektin perusta

2.12.2021

Jokainen messuprojekti on omanlaisensa. Muuttuvia tekijöitä ovat asiakasyritys, toimiala, tuotteet, osasto, messuhalli ja välillä myös maa. Projektipäälliköillämme onkin pitkä check-lista, jotta eroavaisuuksista huolimatta jokainen projekti tulee kaikilta osin laadukkaasti hoidettua. Check-lista pitää sisällään kaikki projektin tehtävät. Jo tarjousvaiheessa projekteille määritellään alustava aikataulu ja juuri aikataulutus onkin menestyksekkään projektin perusta. Kun projektista tulee tilaus, tarkentuu Check-lista tehtäväkohtaisilla päivämäärillä.

Aikataulun luominen aloitetaan tärkeimmästä päivämäärästä eli siitä, milloin tapahtuma aukeaa. Tuolloin kaiken pitää olla valmista. Tästä lähdetään vaiheittain takaperin aikatauluttamaan työvaiheita. Tärkeinä virstanpylväinä aikataulussa seuraavat rakennustöiden aloitus sekä hallitekniikan tilausten eräpäivä.  Nämä päivämäärät määrittelee tapahtumajärjestäjä ja ne on hyvä olla tiedossa jo osaston tarjousvaiheessa. Lopuksi lisätään päivämäärät kaikille muillekin projektin toimenpiteille. Jokaiselle eri työvaiheelle on tiedossa arvioidut aika- ja työmäärät.

Aikataulun määrittämiseen vaikuttavat myös muut projektit. Jos projekti sijoittuu kiireiseen ajankohtaan, jolloin on paljon tapahtumia yhtä aikaa, ei kaikkia luonnollisesti pystytä tekemään samanaikaisesti. Tällöin projektin eri toimenpiteet pyritään aloittamaan aikaisemmin. Loppupäästä kun aikataulua ei voi pidentää, sillä tapahtuman avajaispäivämäärä ei jousta.

Totuushan on, että jokaisessa projektissa tulee myös muutoksia ja yllätyksiä

Muutoksia voi nousta esille eri vaiheissa ja ne tulee aina saattaa läpi koko ketjun. Mitä myöhemmin muutoksia tehdään, sitä suurempi on riski, etteivät ne mene maaliin asti. Tämän vuoksi annamme myös muutosten tekemiselle ajallisen takarajan. Projektipäällikkömme voivat ennakoida tilanteita vain tiettyyn pisteeseen asti. Onnistumisen salaisuus on siinä, että näitä muutoksia hallitaan samalla tavalla kuin alkuperäistä aikataulua – kokemuksella sekä huolella kerätyn ja dokumentoidun tiedon perusteella.

Kun aikataulu on luotu, keskitytään projektin eteenpäin viemiseen aikataulun mukaisesti. Asiakkaalle toimitetaan aikataulusta karsitumpi versio, jossa kerrotaan heille tärkeät päivämäärät. Aikataululla halutaan helpottaa asiakkaan omaa valmistautumista ja usein vielä muistutamme eräpäivistä matkan varrella.

Luovutamme osaston asiakkaalle aikataulun mukaisesti ja yhdessä käydään läpi, että kaikki on sovitun mukaista. Kun osasto on onnistuneesti luovutettu asiakkaalle, on heidän aikansa astua puikkoihin. Projekti tai sen aikataulu ei toki pääty vielä tähän. Messupäivien jälkeen on vuorossa purkuajan alku ja loppu, rahdin lastaus, lähtö ja purku, läpikäynti asiakkaan kanssa sekä projektin loppulaskutus.

Menestystarinat vaativat tietotaitoa ja yhteistyötä

Näyttelyosallistumiseen on valmistauduttava huolellisesti ja tavoitteemme on tehdä se asiakkaallemme mahdollisimman helpoksi. Hyödyntämällä Messuan kokemusta säästää asiakas aikaa, vaivaa ja rahaa. Kokonaisuus pysyy hallinnassa sekä sovitussa aikataulussa ja budjetissa.

Messualaiset ja meidän yhteistyökumppanimme ovat ammattitaitoisia osaajia, alan parhaita messuammattilaisia. Annamme oman tietotaitomme asiakkaidemme käyttöön heidän messuprojektiensa kaikissa vaiheissa. Kun osaavat ihmiset tekevät yhdessä töitä yhteisten päämäärien eteen, saadaan aikaan projekteja, joissa kaikki voittavat. Kun asiakas onnistuu messuilla ja omissa tavoitteissaan, syntyy menestystarinoita, joita kaikki haluavat kuulla. Meillä kaikilla on oma paikkamme niissä.