Messuprojektin kompastuskivet – yleisimmät puutteet ja miten ne voi välttää
Tämän päivän digitaalisessa maailmassa messut tarjoavat ainutlaatuisen mahdollisuuden päästä suoraan kontaktiin asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Hyvin toteutettu messuprojekti voi avata ovia uusiin asiakkuuksiin, vahvistaa yrityksen näkyvyyttä ja tarjota tuoretta tietoa markkinoilta. Mutta messuosallistuminen voi valua myös hukkaan, jos perusasiat eivät ole kunnossa. Messuprojektista voi tulla yllättävän kallis oppitunti ja tuottamaton investointi.
Olemme Messualla vuosien varrella nähneet, mitkä tekijät toistuvat, kun messuprojekti ei tuota toivottua tulosta. Kokosimme tähän messuprojektin yleisimmät virheet ja vinkit niiden välttämiseen.
Messuprojektin käynnistyminen liian myöhään
Kiireessä tehty messuprojekti harvoin tuo parasta lopputulosta. Moni hyvä idea voi jäädä toteutumatta, kun ei ole aikaa suunnittelulle. Kun aikataulu on tiukka, joudutaan tekemään kompromisseja. Myöhään aloitettu projekti aiheuttaa aina turhia lisäkustannuksia.
Vinkki:
Messuosallistuminen kannattaa aikatauluttaa ja suunnitella hyvissä ajoin. Tontin varaaminen on ensimmäinen askel, ja se tulee hoitaa jo pian edellisen tapahtuman jälkeen. Kun tonttivahvistus on saatu, on oikea aika käynnistää osaston suunnittelun ja toteutuksen kilpailutus. Kilpailutettaville tulee jättää tarpeeksi aikaa osaston suunnitteluun ja tarjouslaskentaan. Lisäksi tapahtumalla on omat aikataulunsa projektin eri vaiheisiin, jotka pitää huomioida. Varaa messuprojektin ennakkosuunnittelulle ja -toteutukselle 4–10 kk aikaa.
Messubudjetin epäselvyys
Budjetointi ei ole helppoa ja siksi siihen tulee paneutua. Liian tiukaksi määritelty tai epärealistinen budjetti johtaa siihen, että joudutaan karsimaan tarpeellisistakin asioista. Osallistumisen aiheuttamat kulut, jotka eivät ole heti alusta asti tiedossa, kuten omien tuotteiden rahtikulut, järjestäjältä tilattavat tekniikat tai omat henkilöstökulut, voivat päästä yllättämään.
Jos messuosastoon varattua budjettia ei haluta kertoa tai sitä ei tiedetä, vaikeuttaa tämä osaston toteutuskumppanin työtä ja voi johtaa suunnitelmiin/tarjouksiin, jotka eivät vastaa odotuksia. Tämä saattaa myös johtaa siihen, että yritys saa paljon ehdotuksia, jotka eivät ole heidän budjettihaitarinsa sisällä.
Vinkki:
Laadi realistinen budjetti, joka kattaa kaikki messuprojektiin sisältyvät kulut. Tähän on monia ohjeistuksia ja myös messuosaston rakentajakumppaneilta voi pyytää apua kaikkien kulujen huomioimiseen. Jätä myös varaus yllättäville kustannuksille. Avoin keskustelu budjetista jo messuosaston tarjouspyynnön yhteydessä säästää aikaa ja auttaa löytämään oikeat ratkaisut juuri teidän tarpeisiinne.
Epäselvä tavoite
Messuprojektiin ei kannata lähteä ilman selkeää käsitystä siitä, mitä ollaan tavoittelemassa. Kun tavoite puuttuu tai jää liian yleiselle tasolle, messuosasto voi olla visuaalisesti näyttävä, mutta viestiltään sekava eikä se aktivoi kohderyhmää. Tällöin myös henkilöstön toiminta ja viestintä jäävät helposti hajanaisiksi.
Vinkki:
Määrittele yksi selkeä tavoite sekä 1-2 toissijaista tavoitetta. Mieti tavoitteita kohderyhmänne näkökulmasta; mitä haluat heidän tekevän tai oivaltavan osastolla? Kun tavoite on selvä, kaiken muun suunnittelu on helpompaa: viestit, visuaalinen ilme, aktiviteetit, henkilöstön roolit. Tavoite on rakentaa messuprojekti, joka palvelee juuri oikeaa tarkoitusta.
Epäselvä viesti tai liian laaja tuotevalikoima
Jos yrityksen viesti ei ole selkeä, ja osastolle tuodaan liikaa tuotteita tai palveluita, tämä hajauttaa viestin ja vaikeuttaa kohderyhmän kiinnostuksen herättämistä. Jos osaston ulkoasu ja viestintä ovat liian sekavia tai monimutkaisia, kohdeyleisö ei ymmärrä, mitä yritys tarjoaa eikä viesti jää mieleen.
Vinkki:
”Less is more.” Valitse osastolle vain ne tuotteet tai palvelut, jotka tukevat yrityksen avainviestejä ja messuosallistumiselle asetettuja tavoitteita. Liian laaja valikoima voi tehdä osastosta sekavan ja heikentää viestin perillemenoa. Panosta selkeään ja visuaalisesti houkuttelevaan osastoon, jossa avainviesti käy ilmi yhdellä silmäyksellä.
Osastohenkilökunta ilman selkeitä rooleja
Paraskaan messuosasto ei toimi, jos messuille ei ole valmistauduttu. Jos osastolle valittu henkilöstö ei ole saanut riittävästi koulutusta tai selkeitä tavoitteita, jäävät asiakaskohtaamiset pinnallisiksi ja hyödyntämättä. Jos roolit ovat epäselvät, syntyy helposti passiivista seisoskelua, päällekkäistä toimintaa tai pahimmillaan tilanteita, joissa kukaan ei tartu aktiivisesti keskusteluun. Myös väsymys, nälkä ja ylikuormitus näkyvät helposti ulospäin.
Vinkki:
Kouluta osastohenkilökunta etukäteen messujen tavoitteista, yrityksen avainviesteistä ja siitä, miten kävijöitä kohdataan tehokkaasti. Miettikää yhdessä, miten vierailijat ohjataan osastolla oikean tiedon ja oikeiden ihmisten luo. Varmista, että jokaisella osastolla työskentelevällä on selkeä rooli. Suunnitelkaa päivärytmi ja tauot etukäteen. Sopikaa myös kännyköiden käytöstä osastolla.
Huomiota herättämätön osasto
Messuilla kilpailu vierailijoiden huomiosta on kovaa. Ympärillä on satoja muita osastoja, jotka kaikki yrittävät herättää kiinnostusta. Jos osasto jää visuaalisesti vaisuksi, sulautuu taustaan tai sen viesti ei avaudu nopeasti, se yksinkertaisesti jää huomaamatta, ei houkuttele kiinnostumaan yrityksen tarjonnasta eikä houkuttele pysähtymään. Kohderyhmä kävelee ohi.
Vinkki:
Panosta selkeään ja visuaalisesti houkuttelevaan osastoon, jossa avainviesti käy ilmi yhdellä silmäyksellä. Varmista, että osaston ilme tukee yrityksen brändiä ja erottaa sen kilpailijoista. Osaston tulee viestiä selkeästi, mitä yritys tarjoaa. Mikä saa juuri teidän kohderyhmänne pysähtymään?
Liian pienellä panostuksella ei kannata lähteä messuille ollenkaan. Jos budjetti on tiukka, kannattaa miettiä tarkkaan, mikä on yritykselle tärkein tapahtuma ja satsata siihen kunnolla sen sijaan, että osallistuu useisiin tapahtumiin vaillinaisilla resursseilla. Yksi kunnollinen panostus on parempi kuin monta heikkoa suoritusta.
Jälkihoito unohtuu
Yksi messujen suurimmasta hyötypotentiaalista menetetään, jos kerätyt liidit ja kontaktit jäävät käsittelemättä tai muistetaan vasta viikkojen päästä. Kun yhteydenotto viivästyy tai jää kokonaan tekemättä, yritys menettää tilaisuuden, jonka eteen on nähty paljon vaivaa ja investoitu paljon rahaa. Ilman systemaattista seurantaa yritys myös menettää arvokasta tietoa siitä, mistä asiakkuudet ja kaupat ovat saaneet alkunsa.
Vinkki:
Suunnittele ja aikatauluta jälkihoito jo ennen messuja. Varmista, että kaikki messutiimiläiset tietävät roolinsa myös messujen jälkeen. Sopikaa etukäteen, kuka vastaa liidien kirjaamisesta ja millä aikataululla jälkityö tehdään. Jos yrityksen järjestelmät mahdollistavat, lisää messuilla saaduille liideille tunniste (tagi), jonka avulla voidaan myöhemmin seurata, mistä asiakkuus tai kauppa on saanut alkunsa.
Palautteen puute
Usein messujen jälkeen kohdataan työkiireet eikä pysähdytä miettimään, miten kokonaisuus lopulta sujui. Ilman palautetta onnistumiset ja kehityskohdat unohtuvat, ja arvokas oppi menee hukkaan. Tämä koskee sekä sisäistä tiimiä että ulkopuolisia yhteistyökumppaneita: jos palautetta ei anneta, ei toimintaa voi kehittää seuraavaa kertaa varten.
Vinkki:
Aikatauluta palautepalaveri heti messujen jälkeiselle viikolle. Käykää läpi, mikä toimi ja mikä ei ja mitä voisi tehdä ensi kerralla toisin. Jos mahdollista, pyydä palautetta myös messuvierailta. Ulkopuolinen näkökulma voi paljastaa asioita, joita ei itse huomaa.
Muista antaa palautetta myös messukumppanille; mikä yhteistyössä sujui hyvin, miten osasto toimi ja missä olisi parantamisen varaa.
Yhteenveto
Messuosallistuminen on merkittävä investointi, joka vaatii huolellista suunnittelua ja aikataulutusta, selkeän tavoitteen ja riittävät resurssit. Epäselvä viestintä, kiireinen aikataulu, tai puutteellinen valmistautuminen heikentävät koko osallistumisen vaikuttavuutta.
Onnistunut messuprojekti perustuu oikean tapahtuman valintaan, kirkkaaseen tavoitteeseen, toimivaan osastoratkaisuun ja valmistautuneeseen tiimiin. Kun myös jälkihoito ja palautteen hyödyntäminen ovat osa kokonaisuutta, messut tukevat aidosti yrityksen liiketoimintaa ja tuottavat mitattavia tuloksia.
Artikkelin kirjoittaja
Eriikka Kalliokoski
Toimitusjohtaja, Messua Oy
Eriikka on kolmannen polven messualan yrittäjä ja Messua Oy:n toimitusjohtaja. Hän aloitti uransa Messualla myyntipäällikkönä vuonna 1999 ja on siitä lähtien kartuttanut kokemustaan alalta jo yli kahden vuosikymmenen ajan. Eriikkaa innostavat erityisesti vaihtelevat asiakasprojektit ja mahdollisuus oppia uutta joka päivä.