Messuosaston suunnittelu on prosessi, jossa jokainen yksityiskohta on tärkeä. Prosessin onnistumisen kulmakivenä on hyvä tarjouspyyntö. Saamme vuosittain satoja tarjouspyyntöjä messuosaston suunnittelusta ja toteutuksesta. Joskus tarjouspyyntö on yhden rivin ja joskus 30 sivun mittainen ja kaikkea niiden väliltä. Mutta miksi tarjouspyynnön laatimiseen kannattaa uhrata aikaa ja vaivaa?
Kerro tarinasi
Aloitetaan suuresta kuvasta. Yrityksesi tarina ja arvot ovat messuosaston ydintä. Kun jaat ne tarjouspyynnössä, annat suunnittelijalle mahdollisuuden ymmärtää, mikä tekee yrityksestäsi ainutlaatuisen. Tämä tieto on arvokasta, sillä se ohjaa suunnittelua luomaan tilan, joka todella heijastaa brändiäsi ja erottuu kilpailijoista.
Määrittele tavoitteesi
Mitä haluat saavuttaa messuilla? Tavoitteiden selkeä ilmaiseminen tarjouspyynnössä auttaa suunnittelijaa räätälöimään osaston, joka palvelee juuri niitä päämääriä. Tavoitteiden määrittely varmistaa myös, että lopputulos tukee yrityksesi strategisia tavoitteita.
Kuvaile kohderyhmäsi
Kenet haluat tavoittaa? Kohderyhmän ymmärtäminen ja sen kuvaaminen tarjouspyynnössä auttaa suunnittelijaa luomaan tilan, joka puhuttelee juuri heitä. Tämä tarkoittaa, että messuosasto ei ainoastaan kiinnitä huomiota, vaan myös puhuttelee yleisöäsi.
Kerro toiveesi ja tarpeesi
Kun kerrot toiveistasi ja tarpeistasi, annat suunnittelijalle konkreettiset rajat, joiden puitteissa he voivat työskennellä. Tämä voi sisältää kaiken värimaailmasta ja materiaaleista toiminnallisuuteen ja teknologiaan. Konkreettiset esimerkit ja havainnollistavat dokumentit ovat tässä korvaamattomia.
Kerro myös, onko sinulla oma selkeä visio siitä, miltä haluat osastosi näyttävän vai oletko avoin ehdotuksille?
Tarkenna budjettisi
Avoimuus budjetin suhteen on välttämätöntä. Tämä auttaa suunnittelijaa ehdottamaan ratkaisuja, jotka ovat sekä luovia että taloudellisesti mahdollisia. Budjetin selkeä kommunikointi varmistaa, että ehdotukset ovat realistisia ja linjassa taloudellisten odotustesi kanssa.
Aikataulu on avainasemassa
Ilmoita selkeästi, milloin tarvitset valmiin suunnitelman ja tarjouksen. Se antaa suunnitteluprosessille selkeän deadlinen, jonka ympärille kaikki muu järjestyy. Huomioi, että laadukas suunnittelu vaatii aikaa, ja suuremmat projektit vielä enemmän.
Vuoropuhelun merkitys
Ole valmis avoimeen keskusteluun koko suunnitteluprosessin ajan. Tämä varmistaa, että lopputulos vastaa odotuksiasi. Avoin ja aktiivinen vuoropuhelu on olennainen osa prosessia, joka takaa parhaat mahdolliset tulokset.
Hyvä tarjouspyyntö – Onnistunut messuosasto
Hyvän tarjouspyynnön lähettäminen ei siis ole pelkästään tehtävälistasi rasti. Se on investointi prosessiin, joka maksaa itsensä takaisin onnistuneena messuosastona. Panostamalla tarjouspyyntöön varmistat, että saat juuri sellaisen messuosaston, joka tukee yrityksesi tavoitteita ja kuvastaa brändisi sielua.
Olemme siis paljon pohtineet, millainen on hyvä tarjouspyyntö. Jos haluat vielä konkreettisemmat tiedot siitä, mitä tarjouspyynnön tulisi meidän mielestämme sisältää, lue lisää täältä: Tee hyvä tarjouspyyntö
Teksti: Eriikka Kalliokoski
Kuvat: Messua Oy